Für ein professionelles Auftreten und zur einfachen Kontaktaufnahme sollten E-Mails am Ende immer eine verständliche und schlüssige Signatur enthalten. Da die TiHo eine Hochschule in der Trägerschaft einer Stiftung öffentlichen Rechts ist, müssen TiHo-Beschäftigte in ihrer E-Mail-Signatur keine Angaben über Unternehmensdetails machen – wir unterliegen nicht dem EHUG (Gesetz durch das elektronische Handels-, Genossenschafts- oder Unternehmensregister).
Es ist aber wichtig, immer eine E-Mail-Signatur zu verwenden und nicht bei, zum Beispiel internen Mails, darauf zu verzichten. Auch innerhalb der TiHo erleichtert es die Abläufe, wenn die Kontaktdaten des Absenders in der Signatur angegeben werden. Zu einem seriösen Auftreten gehört es zudem, auf Emoticons, Animationen, „lustige“ Sprüche, selbst gebastelte Logos etc. zu verzichten. Auch Disclaimer oder Warnhinweise sind überflüssig und gehören nicht in eine E-Mail-Signatur. Das TiHo-Logo sollte ebenfalls nicht in die Signatur eingebunden werden, weil das in der Summe zu einem stark erhöhten Datenaufkommen führt. Bitte verwenden Sie zudem für Ihre deutschsprachigen E-Mails eine deutsche Signatur und für Ihre internationale Korrespondenz eine englischsprachige E-Mail-Signatur. Eine Zeile sollte nicht mehr als 80 Zeichen enthalten.
So soll die Signatur aussehen:
Schrifttype: Arial
Schriftgröße: 10 pt
Zeilenabstand: einzeilig
Zu Beginn der Signatur stehen zwei Bindestriche. Die meisten E-Mail-Programme erkennen daran, dass es sich um die Signatur handelt.
Deutsch
--
(Titel) Vorname Nachname, (Titel)
(Funktion)
Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover
Einrichtung
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Tel.: +49 511 953-XXXX oder 856-XXXX
Fax: +49 511 953-82XXXX oder 856-82XXXX
(Mobil: +49 XXX XXXXXXX)
vorname.name@tiho-hannover.de
www.tiho-hannover.de
Englisch
--
(Title) First name Last name, (Title)
(Function)
University of Veterinary Medicine Hannover, Foundation
Institution
Street House number
ZIP City
Germany
Phone: +49 511 953-XXXX oder 856-XXXX
Fax: +49 511 953-82XXXX oder 856-82XXXX
(Mobil: +49 XXX XXXXXXX)
vorname.name@tiho-hannover.de
www.tiho-hannover.de
So erstellen Sie eine Signatur in Outlook:
Unter „Datei“ – „Optionen“ – „E-Mail“ finden Sie unter dem Punkt „Nachricht verfassen“ den Bereich „Erstellen oder ändern Sie Signaturen für Nachrichten.“
In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie den Reiter „E-Mail-Signatur“ aus und geben unter „Neu“ einen Namen für Ihre Signatur ein. Im darunterliegenden Feld können Sie den Text für Ihre Signatur erstellen.
