Veranstaltungsgenehmigung und Raumbuchung

Vor der Veranstaltung

1. Der Veranstaltungsmeldebogen muss rechtzeitig vor der Veranstaltung bei Frau Rendigs/Veranstaltungsmanagement eingereicht werden. Dadurch wird die Veranstaltung angemeldet und die Räume reserviert.
2. Für Veranstaltungen im Rahmen der wirtschaftlichen Tätigkeit muss neben dem Veranstaltungsmeldebogen eine Vollkostenkalkulation vorgelegt werden, die sowohl die Personalkosten für die bei der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung beteiligten Mitarbeiter/innen als auch das Nutzungsentgelt für die Inanspruchnahme von Räumlichkeiten gemäß der offiziellen Preisliste der TiHo berücksichtigt. Für die Kalkulation des Personalaufwands gelten die gleichen Stundensätze wie für die Auftragsforschung.
3. Eingereicht werden muss auch ein Ablaufplan bzw. Programmentwurf der Veranstaltung.
4. Nach der Genehmigung der Veranstaltung wird Ihnen die Innenauftragsnummer für die Buchung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben mitgeteilt.
5. Für Einnahmen aus dem Bereich Sponsoring muss ein Sponsoringvertrag aufgesetzt werden, der bei Frau Groehe/Justiziariat einzureichen ist. Nach Freigabe durch das Justiziariat und Unterschrift des Präsidenten, wird der Vertrag zurück an die Einrichtungen geschickt. Eine Kopie des von allen Parteien unterschriebenen Vertrages muss dann mit einer Drittmittelanzeige im Dezernat 1 eingereicht werden, um eine gesonderte Innenauftragsnummer für Sponsoringmittel anzulegen.
6. Für Einnahmen aus dem Bereich Spenden muss eine Spendenanzeige im Dezernat 1 eingereicht werden, um eine gesonderte Innenauftragsnummer für Spenden anzulegen.
7. Spezielle Wünsche bezüglich der Möblierung (Tische, Stehtische, Posterwände etc.) sollten mit Frau Rendigs/Veranstaltungsmanagement abgesprochen werden.

Nach der Veranstaltung

1. Der Personaleinsatz muss analog zu dem Verfahren bei der Durchführung von Auftragsforschungsprojekten dokumentiert werden. Eine einmalige Meldung der geleisteten Stunden mit dem Zeiterfassungsbogen nach Ende der Veranstaltung ist dabei ausreichend. Der Allgemeinkostenbeitrag bei den Fort- und Weiterbildungs-veranstaltungen wird durch die Zahlung der Raummiete abgegolten.
2. Das Nutzungsentgelt für die Inanspruchnahme von Räumlichkeiten wird intern umgebucht.
3. Abschließend bitten wir um eine Meldung, wenn alle Einnahmen und Ausgaben gebucht sind, damit der Innenauftrag abgeschlossen werden kann.

Vor der Veranstaltung

1. Der Veranstaltungsmeldebogen muss rechtzeitig vor der Veranstaltung bei Frau Rendigs/Veranstaltungsmanagement eingereicht werden. Dadurch wird die Veranstaltung angemeldet und die Räume reserviert.
2. Nach der Genehmigung der Veranstaltung wird Ihnen die Innenauftragsnummer für die Buchung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben mitgeteilt.
3. Für Einnahmen aus dem Bereich Sponsoring muss ein Sponsoringvertrag aufgesetzt werden, der bei Frau Groehe/Justiziariat einzureichen ist. Nach Freigabe durch das Justiziariat und Unterschrift des Präsidenten, wird der Vertrag zurück an die Einrichtungen geschickt. Eine Kopie des von allen Parteien unterschriebenen Vertrages muss dann mit einer Drittmittelanzeige im Dezernat 1 eingereicht werden, um eine gesonderte Innenauftragsnummer für Sponsoringmittel anzulegen.
4. Für Einnahmen aus dem Bereich Spenden muss eine Spendenanzeige im Dezernat 1 eingereicht werden, um eine gesonderte Innenauftragsnummer für Spenden anzulegen.
5. Spezielle Wünsche bezüglich der Möblierung (Tische, Stehtische, Posterwände etc.) sollten mit Frau Rendigs/Veranstaltungsmanagement abgesprochen werden.

Nach der Veranstaltung

1. Abschließend bitten wir um eine Meldung, wenn alle Einnahmen und Ausgaben gebucht sind, damit der Innenauftrag abgeschlossen werden kann.